Intégration WhatsApp avec statut de livraison
La majorité des parents de vos scouts utilisent déjà WhatsApp. Wampums s'y connecte via un simple scan de code QR, sans nécessiter de numéro de téléphone professionnel séparé. Une fois connecté, vous envoyez vos messages depuis l'interface Wampums, et ils arrivent dans le fil WhatsApp de chaque parent comme un message ordinaire.
Le statut de livraison en temps réel vous indique exactement qui a reçu le message, qui l'a lu et qui n'a pas encore ouvert sa notification. Pour les communications urgentes — annulation de séance due à la météo, changement de lieu de rassemblement, alerte de sécurité — cette confirmation en temps réel est inestimable. Vous n'avez plus à vous demander si votre message a bien été vu.
Listes de diffusion par courriel basées sur les rôles
Les communications par courriel restent essentielles pour les messages formels, les bulletins mensuels et les confirmations de permission. Wampums gère des listes de diffusion dynamiques basées sur les rôles et les sections : tous les parents de la meute, les animateurs du groupe, les membres du comité de parents, ou une combinaison personnalisée selon votre besoin.
La bibliothèque de gabarits vous permet de créer des modèles réutilisables pour les types de communications récurrents : invitation à une activité, rappel de paiement, bilan mensuel du programme. Chaque gabarit peut avoir une version française et une version anglaise, et le système envoie automatiquement chaque parent dans sa langue préférée sans aucune action supplémentaire de votre part.
Intégration Google Chat pour l'équipe de animateurs
La coordination interne entre animateurs est tout aussi importante que la communication avec les parents. Wampums s'intègre avec Google Chat pour que votre équipe de direction puisse recevoir les notifications importantes directement dans l'espace de travail qu'elle utilise déjà : nouvelles inscriptions, formulaires de permission reçus, alertes de présence, et bien plus.
Cette intégration évite la fragmentation des informations entre une dizaine de fils de messages différents. Quand un parent soumet un formulaire de santé mis à jour, toute l'équipe pertinente en est informée instantanément. Quand une permission est manquante deux jours avant un camp, le responsable de la logistique reçoit une alerte automatique dans son espace Google Chat habituel.
Formulaires de permission numériques avec suivi et rappels
Créez des formulaires de permission en quelques minutes, envoyez-les aux familles concernées et suivez qui a signé et qui ne l'a pas encore fait — tout depuis un seul tableau de bord. Plus besoin de compter les formulaires papier retournés, de relancer manuellement les parents oublieux ou de gérer une pile de documents à conserver.
Le système de rappels automatiques envoie une notification aux parents n'ayant pas encore signé, à une fréquence que vous configurez. Les rappels s'arrêtent automatiquement dès que la permission est reçue. Pour les activités à haute participation comme les camps d'été ou les excursions, cette automatisation vous économise plusieurs heures de travail administratif par événement.
Notifications bilingues et compositeur d'annonces
Le compositeur d'annonces de Wampums vous permet de rédiger un seul message avec deux versions linguistiques. Vous écrivez en français et en anglais dans le même écran, puis vous cliquez sur Envoyer. Le système distribue chaque parent dans sa langue préférée, sans que vous ayez à gérer deux listes de destinataires ou deux envois distincts.
Pour les groupes qui accueillent à la fois des familles francophones et anglophones — ce qui est la norme dans beaucoup de régions du Québec et d'Ottawa — cette fonctionnalité est transformatrice. Fini les « Did you get my message? » suivis d'une traduction approximative envoyée 20 minutes plus tard. Tout le monde reçoit la même information, au même moment, dans sa langue.
Notifications push pour les parents et les animateurs
Les notifications push rejoignent les gens là où ils sont, sans qu'ils aient à vérifier leur courriel. Les parents reçoivent des alertes instantanées pour les nouvelles activités, les rappels de permission, les confirmations de badge et les modifications d'horaire. Les animateurs reçoivent des notifications pour les nouvelles inscriptions, les paiements reçus et les demandes d'approbation en attente.
Chaque utilisateur contrôle ses préférences de notification : quels types d'alertes recevoir, à quelles heures, et sur quels canaux. Cette granularité évite la fatigue de notification tout en s'assurant que les communications importantes ne se perdent pas dans un flux de messages trop dense. Le respect du temps et de l'attention des parents est au cœur de la conception de Wampums.
