Formulaires de permission numériques avec suivi du statut
Créez un formulaire de permission en quelques minutes, envoyez-le aux familles concernées et suivez les retours en temps réel depuis votre tableau de bord. Pour chaque activité, vous voyez instantanément combien de permissions ont été reçues, combien sont en attente et combien sont en retard. Un code de couleur clair — vert, jaune, rouge — vous indique l'urgence de la situation sans avoir à ouvrir chaque dossier individuellement.
Les formulaires de permission incluent la signature électronique du parent ou tuteur, qui est enregistrée avec horodatage et adresse IP pour une valeur juridique complète. Les parents n'ont pas à télécharger d'application : un simple lien reçu par courriel ou WhatsApp suffit pour accéder au formulaire depuis n'importe quel navigateur mobile. C'est aussi simple que consulter un message texte.
Fiches de santé sécurisées — allergies, médicaments et urgences
Les fiches de santé sont parmi les documents les plus critiques qu'un animateur doit avoir sous la main lors d'un camp ou d'une excursion. Wampums stocke les informations médicales de chaque participant de façon sécurisée et les rend accessibles hors connexion sur le téléphone du animateur responsable. Allergies alimentaires, médicaments prescrits, conditions médicales particulières, contacts d'urgence — tout est centralisé et à jour.
Les parents mettent à jour les fiches de santé directement depuis leur tableau de bord parental, et les animateurs reçoivent une notification à chaque modification. Cette approche garantit que vous avez toujours les informations les plus récentes avant de partir en activité. Les données de santé sont chiffrées au repos et en transit, accessibles uniquement par les animateurs autorisés, et hébergées au Canada conformément à la LPRPDE.
Constructeur de formulaires glisser-déposer avec logique conditionnelle
Le constructeur de formulaires de Wampums vous permet de créer n'importe quel type de formulaire sans aucune compétence technique. Faites glisser les types de champs depuis la palette — texte court, texte long, case à cocher, liste déroulante, téléversement de fichier, signature, date — et assemblez votre formulaire en quelques minutes. Chaque libellé de champ peut être saisi en français et en anglais pour un support bilingue complet.
La logique conditionnelle vous permet d'afficher ou de masquer des sections en fonction des réponses précédentes. Par exemple, si un parent coche « Mon enfant a des allergies alimentaires », un bloc de champs détaillés apparaît automatiquement. Cette fonctionnalité rend vos formulaires plus intelligents et plus courts pour les cas simples, tout en collectant toutes les informations nécessaires pour les cas complexes.
Formulaires d'inscription pour les nouvelles recrues
Le processus d'inscription d'un nouveau membre dans votre groupe commence souvent par une montagne de papiers. Wampums offre des formulaires d'inscription numériques qui collectent toutes les informations nécessaires en une seule étape : informations personnelles du scout, coordonnées des parents et tuteurs, préférences de communication, données médicales de base et accord de participation. Le tout en format bilingue, rempli depuis n'importe quel appareil.
Dès que le formulaire est soumis, Wampums crée automatiquement le profil du participant dans votre système, informe les animateurs de la nouvelle inscription et envoie un message de bienvenue à la famille dans sa langue préférée. Le processus qui prenait autrefois plusieurs échanges de courriels et une visite en personne se déroule maintenant en quelques minutes, à n'importe quelle heure de la journée.
Portail documents pour les parents
Le portail documents de Wampums donne aux parents un accès organisé à tous les formulaires qui les concernent : formulaires à signer, documents déjà soumis, confirmations de permission, fiches de santé en cours et archives des saisons précédentes. Ce portail remplace l'accumulation désordonnée de pièces jointes de courriel et les demandes répétées du type « Pouvez-vous me renvoyer le formulaire? ».
Les parents voient clairement ce qui est en attente de leur action, ce qui est déjà complété et ce qui s'en vient bientôt. Cette transparence réduit l'anxiété des parents organisés qui veulent s'assurer de ne rien manquer, et donne aux animateurs moins de travail de relance manuelle. Le portail est accessible depuis le navigateur mobile ou depuis l'application Wampums installée sur le téléphone du parent.
Gabarits partagés entre unités et saisons
Votre groupe compte plusieurs sections — louveteaux, scouts, éclaireurs, routiers — et chacune utilise sensiblement les mêmes formulaires de base. Wampums vous permet de créer des gabarits partagés que chaque section peut utiliser et adapter sans avoir à recréer la structure de zéro. Les modifications apportées au gabarit peuvent être propagées à toutes les copies en une seule action.
En début de nouvelle saison scoute, dupliquez vos formulaires de l'année précédente en un clic, mettez à jour les dates et les informations spécifiques à la saison, et redistribuez-les aux familles. Les archives des formulaires passés restent accessibles en tout temps pour référence ou en cas de réclamation. Cette continuité organisationnelle est particulièrement précieuse lors du changement de trésorier ou de secrétaire de groupe.
