Offres de covoiturage par les parents
Les parents qui peuvent conduire d'autres scouts créent une offre de covoiturage directement dans le portail parental. Ils précisent le nombre de places disponibles, si l'offre couvre l'aller, le retour ou les deux, et leur adresse de départ si le covoiturage nécessite une coordination géographique. Toutes les offres pour une activité donnée sont regroupées dans une vue unique accessible aux animateurs.
Le processus est conçu pour être rapide même pour un parent qui consulte son téléphone entre deux réunions. Créer une offre prend moins d'une minute. Les parents conducteurs voient leur liste de jeunes assignés dans leur tableau de bord, et peuvent modifier ou annuler leur offre jusqu'à la veille de l'activité si leurs plans changent.
Assignation des participants par les parents
L'interface de coordination affiche tous les participants à transporter d'un côté, et toutes les offres de covoiturage disponibles de l'autre. Les parents assignent leurs propres enfants aux véhicules par glisser-déposer ou par sélection rapide. Le système indique en temps réel le nombre de places restantes dans chaque véhicule et signale dès qu'un scout n'est pas encore assigné.
Les assignations peuvent tenir compte de contraintes spécifiques : groupes de frères et sœurs qui voyagent ensemble, scouts habitant le même quartier pour optimiser les trajets, ou participants ayant des besoins particuliers. Une fois l'assignation complète, des notifications sont envoyées automatiquement aux conducteurs et aux familles concernées dans leur langue préférée.
Directions de trajet — Aller, retour ou les deux
Le module de covoiturage distingue le trajet aller et le trajet retour, car les arrangements ne sont pas toujours symétriques : un parent peut conduire à l'aller mais pas au retour, ou un autre peut récupérer des scouts mais ne peut pas les déposer. Cette flexibilité reflète la réalité des familles avec des horaires chargés.
Les animateurs voient donc deux tableaux d'assignation distincts pour chaque activité — un pour l'aller, un pour le retour — et peuvent coordonner les deux indépendamment. Si un parent offre les deux directions, son offre apparaît dans les deux tableaux. Les détails affichés aux familles précisent clairement la direction couverte pour éviter toute ambiguïté.
Informations de contact des conducteurs
Une fois l'assignation effectuée, les parents dont le scout est dans un véhicule voient le nom et le numéro de téléphone du conducteur dans leur portail. Si un conducteur est en retard ou doit annuler à la dernière minute, les familles concernées peuvent le contacter directement sans passer par les animateurs. Cette transparence réduit considérablement les messages de dernière minute aux responsables de groupe.
Les numéros de téléphone des conducteurs sont affichés uniquement aux familles dont un scout est assigné au même véhicule — pas à l'ensemble du groupe. Cette protection de la vie privée respecte les préférences des parents qui ne souhaitent pas partager leurs coordonnées avec toutes les familles du groupe. Les informations sont retirées de l'affichage une fois l'activité terminée.
Historique des trajets et piste d'audit
Chaque arrangement de covoiturage est enregistré avec les noms des conducteurs, les participants transportés, les directions couvertes et les timestamps. Cet historique est permanent et consultable, ce qui crée une piste d'audit fiable pour les situations où il est nécessaire de retracer qui se trouvait dans quel véhicule lors d'une activité passée.
Pour les groupes scouts qui doivent documenter leurs pratiques de sécurité pour les assureurs ou l'organisme scout provincial, l'historique de covoiturage de Wampums fournit un registre complet sans travail supplémentaire de la part des animateurs. Les rapports peuvent être exportés en PDF ou CSV pour toute période sélectionnée.
Accès hors ligne et synchronisation automatique
Les assignations de covoiturage et les informations de contact des conducteurs sont mises en cache localement sur les appareils des animateurs. Si la connexion est absente le jour de l'activité — ce qui arrive fréquemment dans des parcs ou des terrains de camp éloignés — les animateurs ont toujours accès à la liste complète des arrangements. Aucun imprimé n'est nécessaire comme plan de secours.
Les modifications apportées aux assignations hors ligne sont enregistrées dans la file de synchronisation et transmises au serveur dès que la connexion est rétablie. Les parents voient les mises à jour de transport dès la synchronisation. L'ensemble du flux de coordination fonctionne de bout en bout même dans les zones sans couverture cellulaire.
