Gestion des cotisations par participant
Chaque participant du groupe a un dossier financier individuel qui regroupe les cotisations dues pour l'année, les paiements reçus, et le solde courant. Les animateurs enregistrent les paiements en espèces, par chèque ou par virement bancaire directement dans l'application. Le système calcule automatiquement les soldes et identifie les familles en retard.
Des rappels automatiques sont envoyés aux parents concernés dans leur langue préférée — français ou anglais — avant les dates d'échéance. Pour les familles avec plusieurs enfants dans le groupe, les cotisations sont regroupées dans un seul dossier afin d'éviter la confusion. Les animateurs ont accès à un tableau de bord du taux de recouvrement en temps réel pour savoir exactement où en est la collecte des frais d'adhésion.
Suivi des dépenses avec catégorisation intelligente
Chaque dépense du groupe est enregistrée avec sa date, son montant, sa catégorie budgétaire et les pièces justificatives numérisées. L'assistant de catégorisation suggère automatiquement la bonne ligne budgétaire à partir de la description de la dépense, ce qui réduit les erreurs de saisie et accélère la comptabilité mensuelle.
Les approbations de dépenses suivent un flux configurable : le animateur responsable soumet, le trésorier approuve, et le reçu est archivé. Ce processus crée une piste d'audit complète pour chaque transaction. Les rapports de dépenses par catégorie, par animateur responsable ou par événement sont disponibles en tout temps.
Budgets par activité et par année
Créez un budget annuel pour le groupe et associez chaque activité à ses postes de revenus et de dépenses prévus. Wampums compare automatiquement les montants réels aux prévisions et affiche les écarts en temps réel. Quand les dépenses d'un camp dépassent le budget prévu, les animateurs voient l'alerte immédiatement plutôt qu'à la fin de l'exercice.
Les modèles de budget des années précédentes peuvent être dupliqués et ajustés pour la nouvelle année, ce qui simplifie la planification annuelle. Les budgets sont visibles aux animateurs autorisés et peuvent être partagés avec le comité de groupe pour validation avant le début de l'exercice. Les administrateurs configurent qui peut modifier les budgets et qui peut seulement les consulter.
Intégration des levées de fonds
Les revenus générés par les levées de fonds alimentent automatiquement le tableau de bord financier sans saisie manuelle. Chaque campagne de financement apparaît comme une ligne de revenu distincte dans les rapports, avec le total collecté, le nombre de participants et la comparaison avec l'objectif fixé. Cette intégration élimine le travail de réconciliation manuel entre le suivi des ventes et la comptabilité du groupe.
Pour les groupes qui gèrent plusieurs levées de fonds sur l'année — vente de chocolats, journée de lavage de voitures, souper-bénéfice — les revenus de chaque campagne sont clairement identifiés et séparés dans les rapports financiers. Cela simplifie la reddition de comptes auprès de l'organisme scout provincial et des partenaires financiers du groupe.
Tableau de bord des revenus en temps réel
Le tableau de bord financier affiche d'un seul coup d'œil les revenus du mois, les dépenses engagées, le solde de trésorerie disponible et la progression par rapport au budget annuel. Les graphiques sont mis à jour en temps réel dès qu'une transaction est enregistrée. Les trésoriers n'ont plus à attendre la fin du mois pour savoir où en sont les finances du groupe.
Le tableau de bord distingue les revenus récurrents (cotisations) des revenus ponctuels (levées de fonds, subventions) et des dépenses ordinaires versus extraordinaires. Cette segmentation facilite la planification à moyen terme et les décisions en matière de programme. Les données sont exportables pour les réunions du comité de groupe ou les rapports au district scout.
Rapports financiers bilingues et conformes LPRPDE
Tous les rapports financiers générés par Wampums sont disponibles en français et en anglais d'un seul clic. Les groupes bilingues ou les groupes qui doivent produire des rapports dans les deux langues officielles n'ont plus à refaire leur mise en page. Les rapports sont formatés selon les conventions canadiennes pour les montants, les dates et la terminologie comptable.
Les données financières personnelles — cotisations par participant, historique de paiement — sont traitées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Les données sont hébergées sur des serveurs canadiens, chiffrées au repos et en transit, et accessibles uniquement par les rôles autorisés. La politique de conservation est configurable selon vos exigences organisationnelles.
