Profil médical par participant
Chaque participant dispose d'un profil de santé dédié qui consigne les médicaments sur ordonnance et en vente libre, les allergies connues, les contacts d'urgence et les notes du médecin. Les animateurs accèdent à une vue consolidée lors de la préparation d'une réunion ou d'un camp, afin de savoir à l'avance qui a des besoins particuliers avant même l'arrivée des scouts.
Les profils permettent de gérer plusieurs médicaments par participant, avec des instructions spécifiques pour chacun : « prendre avec de la nourriture », restrictions horaires, conditions de conservation particulières. Les niveaux de gravité des allergies sont codés par couleur — les informations critiques sautent aux yeux, que vous soyez dans un sous-sol d'église bondé ou sous une tente sombre en forêt.
Horaire de distribution avec alertes chronométrées
Définissez un horaire de distribution pour chaque médicament — matin, soir ou créneaux précis — et Wampums envoie des alertes directement sur l'appareil du animateur responsable. Chaque notification affiche le nom du participant, le médicament, la dose et les consignes particulières. Plus besoin de compter sur la mémoire ou des billets autocollants collés sur un presse-papiers.
Les horaires s'adaptent au type d'activité : une réunion régulière du mardi peut n'avoir qu'un seul créneau de distribution, tandis qu'un camp de cinq jours peut avoir un calendrier complet avec différents animateurs assignés à différents quarts. Les animateurs en service reçoivent leurs rappels automatiquement, sans configuration manuelle pour chaque événement.
Registre des distributions — qui, quoi, quand, quelle dose
Chaque distribution est enregistrée avec un horodatage, le nom du animateur, le médicament administré et la dose. Ce registre est immuable et consultable, créant un dossier complet pour chaque participant sur l'ensemble des activités. Si un parent ou un médecin demande ce qui a été administré et à quel moment, la réponse est disponible en quelques secondes.
Le registre signale également les doses omises ou retardées, avec un champ de raison pour expliquer ce qui s'est passé. Les administrateurs du groupe peuvent exporter les registres en format PDF ou CSV pour les autorités sanitaires, les exigences du conseil ou les besoins d'assurance.
Mode camp — fonctionne sans connexion jusqu'à 10 jours
Les camps éloignés n'ont souvent aucune couverture cellulaire ou WiFi fiable. Le mode camp stocke tous les profils médicaux, les horaires de distribution et les données de santé directement sur l'appareil de chaque animateur pour 10 jours complets. L'ensemble du processus de gestion médicale fonctionne sans aucune connexion pendant toute la durée du séjour.
Les distributions enregistrées sans connexion sont conservées dans une file locale et synchronisées automatiquement dès qu'une connexion est détectée — que ce soit en fin de journée depuis le bureau du camp ou seulement au retour du séjour. Rien n'est perdu, et chaque distribution est horodatée précisément au moment où elle s'est produite.
Consentement parental et intégration aux formulaires
Wampums relie directement le module médicaments au système de formulaires numériques. Les parents remplissent les fiches de santé et les formulaires de consentement médicamenteux en ligne avant l'activité, et les données alimentent automatiquement les profils des participants. Les animateurs voient clairement quels participants ont soumis leurs formulaires complets et lesquels sont toujours en attente.
Les modèles de formulaires sont entièrement bilingues — les parents peuvent les remplir en français ou en anglais — et les signatures numériques sont capturées dans la plateforme. Cela élimine la pile de formulaires papier qui se perd traditionnellement avant un camp, et garantit que les documents de consentement sont conservés de façon sécurisée aux côtés du profil de santé concerné.
Confidentialité et conformité aux lois canadiennes
Les données médicales comptent parmi les renseignements personnels les plus sensibles qu'un organisme de jeunesse recueille. Wampums héberge tous les dossiers de santé sur des serveurs canadiens, applique le chiffrement des données et limite strictement l'accès selon le rôle de chaque utilisateur — seul le personnel autorisé peut consulter les informations médicales d'un participant.
Les politiques de conservation des données sont configurables selon les exigences de votre organisme. Lorsqu'un participant quitte le groupe, ses données de santé peuvent être supprimées ou exportées conformément à votre calendrier de conservation. Wampums est conçu pour soutenir vos obligations en matière de protection de la vie privée dès le premier jour.
