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Qui nous sommes

Wampums est une application de gestion pour les unités scoutes et les groupes jeunesse, conçue et exploitée au Québec par Christian Sabourin. Cette politique s'applique au site wampums.app et à l'application Wampums.

Chaque unité qui utilise Wampums décide quels renseignements elle recueille sur ses membres et pourquoi. Wampums les héberge et les traite pour son compte, et seulement pour faire fonctionner l'application.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Christian Sabourin est responsable de la protection des renseignements personnels pour Wampums. Pour toute question, demande ou plainte : hello@wampums.app.

Renseignements traités

Dans l'application

  • Comptes : nom, adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme hachée, jamais en clair), langue préférée et rôles dans l'unité.
  • Jeunes inscrits : nom, date de naissance, section, présences, badges, points, formulaires remplis et autorisations signées.
  • Santé et sécurité, lorsque l'unité les demande : fiche santé, allergies, médicaments, doses données et contacts d'urgence.
  • Familles : tuteurs, coordonnées et liens avec les jeunes.
  • Finances de l'unité : cotisations, paiements enregistrés par les animateurs, dépenses et reçus. Wampums ne reçoit aucune donnée de carte bancaire.
  • Messages et fichiers que les animateurs envoient ou téléversent.
  • Journaux techniques du serveur, comme l'adresse IP et l'heure des requêtes, pour la sécurité et le dépannage.

Sur le site wampums.app

  • Ce que vous écrivez dans le formulaire de demande de démo : nom, courriel, unité, téléphone et message.
  • Des mesures d'audience Google Analytics, selon votre choix dans la bannière sur les témoins.

Ce que nous en faisons

Les renseignements servent à faire fonctionner l'unité : prendre les présences, suivre la progression, préparer les activités, veiller à la santé des jeunes, informer les familles et tenir les finances. Ils servent aussi à protéger le service et à vous répondre quand vous nous écrivez.

Wampums ne vend aucun renseignement, ne fait pas de publicité et ne crée pas de profils commerciaux.

Qui y a accès

  • Dans une unité, chaque personne ne voit que ce que son rôle permet. Les parents voient les dossiers de leurs propres enfants.
  • Une unité ne voit jamais les dossiers d'une autre unité.
  • Christian Sabourin peut accéder aux données pour assurer le soutien, la maintenance et la sécurité du service, et seulement dans ce but.

Où ils sont conservés

La base de données et les fichiers de chaque unité sont hébergés au Québec, au centre de données OVHcloud de Beauharnois. Tout circule en HTTPS et les sauvegardes sont chiffrées.

Services externes

Quelques fonctions passent par des fournisseurs, qui ne reçoivent que ce qu'il faut pour rendre leur service :

  • Brevo (France) livre les courriels envoyés par Wampums. Il reçoit l'adresse du destinataire et le message. La plupart des messages sont rédigés par l'unité; deux courriels automatiques nomment un jeune : l'autorisation à signer, envoyée à ses parents, et le rapport d'incident, envoyé aux responsables, qui décrit aussi la blessure et les premiers soins.
  • Groq ou OpenAI (États-Unis) fournissent l'aide à la rédaction par IA, facultative. Ils ne reçoivent que le texte qu'un animateur leur soumet, jamais les dossiers de votre unité.
  • WhatsApp et Google Chat, si l'unité les active, reçoivent les annonces publiées dans ces canaux.
  • Les services de notification d'Apple, de Google ou de Mozilla livrent les notifications aux appareils qui les ont acceptées.
  • Veryfi (États-Unis), si l'unité utilise la lecture de reçus, reçoit l'image du reçu à lire.
  • Google Analytics mesure l'audience du site wampums.app seulement, jamais de l'application.

Témoins et stockage sur l'appareil

Sur wampums.app, Google Analytics ne dépose de témoins que si vous l'acceptez. Sans votre accord, Google reçoit seulement des mesures limitées, sans témoins. Votre choix est gardé 180 jours et se modifie en tout temps avec le bouton « Paramètres des témoins » en bas de page.

L'application garde votre session et une copie des données de votre unité sur votre appareil pour fonctionner sans réseau. Elle n'utilise aucun témoin publicitaire. Sur un appareil partagé, déconnectez-vous après usage.

Durée de conservation et effacement

Les dossiers sont conservés tant que l'unité utilise Wampums, pour que son historique reste consultable : un jeune qui quitte l'unité reste dans l'historique des présences et des badges.

À la demande d'une famille, l'unité peut effacer définitivement le dossier d'un jeune : son inscription, ses présences, ses badges, ses formulaires et ses données de santé, ainsi que les tuteurs et comptes parents qui n'ont plus d'autre enfant ni d'autre rôle. Les copies dans les sauvegardes disparaissent au fil de leur renouvellement.

Une unité qui cesse d'utiliser Wampums peut demander la suppression de toutes ses données.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les renseignements qui vous concernent ou qui concernent votre enfant, les faire corriger, retirer votre consentement ou les faire effacer. Adressez-vous à votre unité ou écrivez à hello@wampums.app. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Les renseignements d'un jeune de moins de 14 ans sont recueillis avec le consentement de son parent ou tuteur.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Incidents de confidentialité

Si un incident touche des renseignements personnels, nous prenons les mesures pour en limiter les conséquences et le consignons dans un registre. S'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées, l'unité et la Commission d'accès à l'information.

Modifications

Quand cette politique change, la date en haut de la page change aussi. Les unités sont avisées de tout changement important.